Privacyverklaring Open Keuzecatalogus Leermiddelen

Versie 1.1 – oktober 2026

1. Over de Open Keuzecatalogus

De Open Keuzecatalogus Leermiddelen (OKL) is een voorziening voor het onderwijs. In de openbare catalogus kan iedereen leermiddelen vinden en vergelijken, zonder in te loggen. In de ingelogde omgeving werken schoolteams samen aan hun visie op leermiddelen en onderbouwen zij hun keuzes. De OKL is een informatieplatform: leermiddelen zelf worden er niet aangeboden of opgeslagen.

SIVON heeft de ontwikkeling en het beheer van de OKL opgedragen aan Stichting Education Warehouse (hierna: Education Warehouse). Education Warehouse verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van het schoolbestuur van de medewerkers die inloggen op de OKL. Deze afspraken worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst tussen Education Warehouse en het schoolbestuur. Education Warehouse gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, met uitzondering van de beveiliging van de OKL (zie paragraaf 3.1).

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens in de OKL worden verwerkt, waarvoor, door wie en welke rechten u heeft.

2. Wie is verantwoordelijk?

Education Warehouse levert de OKL aan onderwijsinstellingen in Nederland. De OKL is een initiatief van SIVON. SIVON levert de OKL voor en namens het funderend onderwijs en is verantwoordelijk voor de afstemming met en de aansturing van Education Warehouse, namens haar leden en overige onderwijsinstellingen. SIVON stemt daarvoor af met (een vertegenwoordiging van) onderwijsinstellingen.

Education Warehouse is verwerker voor de schoolbesturen van de schoolteams en medewerkers die inloggen, onder meer in de visie-keuzemodule. Het schoolbestuur is daarbij de verwerkingsverantwoordelijke.

SIVON en haar medewerkers hebben geen zeggenschap over en geen toegang tot de persoonsgegevens die Education Warehouse verwerkt; dat heeft SIVON contractueel vastgelegd met Education Warehouse. Het functioneel beheer en de ondersteuning van de technische omgeving liggen bij een beperkt aantal beheerders van Education Warehouse.

Bij een bezoek aan de openbare catalogus zonder in te loggen legt Education Warehouse alleen IP-adressen vast, voor de beveiliging van de OKL. Daarvoor is Education Warehouse zelf verwerkingsverantwoordelijke (zie paragraaf 3.1).

3. Welke gegevens, waarvoor en op welke grond?

3.1 Bezoek aan de openbare catalogus zonder inloggen

Voor het bezoeken van de openbare catalogus hoeft u niet in te loggen. Bij zo’n bezoek wordt alleen voor de beveiliging een persoonsgegeven vastgelegd, namelijk uw IP-adres:

• IP-adressen legt Education Warehouse vast in technische logbestanden, om de OKL te beveiligen en misbruik en storingen te kunnen onderzoeken. Education Warehouse is hiervoor verwerkingsverantwoordelijke. De grondslag is het gerechtvaardigd belang van Education Warehouse bij een veilige voorziening (artikel 6 lid 1 onder f AVG). IP-adressen worden maximaal 12 maanden bewaard en niet gekoppeld aan zoek- en bladergedrag.
• Zoek- en bladergedrag (zoektekst, filters en resultaten, en welke leermiddelen worden bekeken en vergeleken) wordt vastgelegd met een code die per sessie willekeurig wordt aangemaakt, zonder IP-adres en zonder verband met een persoon. Zo kan de catalogus worden verbeterd en kan worden verantwoord hoe zoekresultaten tot stand komen, ook tegenover aanbieders van leermiddelen.
• Gebruiksstatistieken worden bijgehouden via Simple Analytics. Deze dienst gebruikt geen cookies en verwerkt geen persoonsgegevens.

3.2 Feedback op de catalogus

Via de knop voor feedback opent u een e-mail aan SIVON in uw eigen e-mailprogramma. Na verzending komt uw bericht rechtstreeks bij SIVON binnen; het wordt niet in de OKL vastgelegd en niet door Education Warehouse verwerkt. SIVON behandelt uw e-mail volgens haar algemene privacyverklaring. Uw e-mail wordt niet voor andere doeleinden gebruikt dan het verwerken van en reageren op uw feedback. SIVON verwerkt uw persoonsgegevens op basis van haar gerechtvaardigd belang om uw feedback zorgvuldig te behandelen en daarop te reageren.

3.3 Blijf op de hoogte

Via de knop ‘Meld je aan voor updates en meedenken’ gaat u naar een aanmeldformulier van SIVON. Uw gegevens komen rechtstreeks bij SIVON binnen en worden niet in de OKL vastgelegd of door Education Warehouse verwerkt. SIVON gebruikt ze alleen om u op de hoogte te houden van de OKL en verwerkt ze op basis van uw toestemming, volgens haar algemene privacyverklaring. U kunt zich altijd afmelden via de link in elke e-mail.

3.4 De ingelogde omgeving voor schoolteams

In de ingelogde omgeving legt uw sectie of team samen een visie op leermiddelen vast en onderbouwt keuzes. Daarvoor verwerkt Education Warehouse de volgende gegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, school, schoolbestuur, rol en vak, sectie of team. Logt u in via Entree Federatie, dan ontvangt de OKL uw naam, e-mailadres, school, rol en een unieke code. Het lidmaatschap van uw vak, sectie of team geeft uw school door.
• Uw bijdragen: plus- en minpunten over leermiddelen, samenvattingen per thema en de visie van uw team. Uw bijdragen zijn zichtbaar voor de leden van uw eigen team.
• Gegevens over inloggen en gebruik, zoals tijdstip, IP-adres en browsergegevens, voor de beveiliging en het beheer van de omgeving.
• Zoek- en bladergedrag tijdens het ingelogd zijn. Dit is nu nog te herleiden tot uw account. Die koppeling wordt uiterlijk op 1 januari 2027 losgemaakt.

Vul in vrije tekstvelden geen gevoelige persoonsgegevens in, zoals informatie over gezondheid of over leerlingen. Daar wordt niet om gevraagd.

3.5 E-mail en ondersteuning door Education Warehouse

• E-mail: voor het bevestigen van uw e-mailadres, het herstellen van uw wachtwoord, inloglinks en uitnodigingen stuurt de OKL e-mail. Daarbij worden uw e-mailadres, voornaam en de naam van uw organisatie of team gebruikt.
• Ondersteuning: als u een vraag stelt, worden uw contactgegevens en de inhoud van uw vraag verwerkt om u te helpen. Beheerders kunnen daarbij, alleen als dat voor uw vraag nodig is, tijdelijk meekijken in uw account. Dat wordt vastgelegd.

3.6 Wat er niet met uw gegevens gebeurt

De gegevens in de OKL worden niet gebruikt voor het beoordelen van medewerkers, voor reclame, voor commerciële doeleinden of voor andere doelen dan hierboven zijn beschreven.

4. Met wie worden gegevens gedeeld?

Education Warehouse verwerkt de gegevens als verwerker en maakt daarbij gebruik van de volgende dienstverleners (subverwerkers), met wie afspraken zijn gemaakt over geheimhouding en beveiliging:

Daarnaast worden persoonsgegevens alleen aan andere organisaties verstrekt als een wettelijke verplichting daartoe dwingt, bijvoorbeeld op verzoek van een toezichthouder of op grond van een gerechtelijk bevel.

5. Waar worden gegevens opgeslagen?

De OKL draait op servers in de Europese Unie. Waar een dienstverlener buiten de Europese Economische Ruimte is gevestigd of daar gegevens opslaat, gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Zie de tabel hierboven.

6. Hoe lang worden gegevens bewaard?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld.

Na afloop van de termijn, of bij beëindiging van de dienstverlening, worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd. De termijnen worden aan het einde van de pilotperiode (1 januari 2027) geëvalueerd.

7. Beveiliging

SIVON en Education Warehouse vinden de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. De OKL wordt ontwikkeld volgens het beveiligingskader Grip op SSD en in lijn met ISO 27001. Maatregelen zijn onder meer versleutelde verbindingen, veilig opgeslagen wachtwoorden, eenmalige inloglinks met een beperkte geldigheid, autorisatie per team, logging van inloggen en beheerhandelingen, en versleutelde back-ups. Medewerkers met toegang tot persoonsgegevens zijn tot geheimhouding verplicht.

8. Cookies

De OKL plaatst één functionele cookie, die nodig is voor de werking van de website, bijvoorbeeld om u ingelogd te houden. Daarnaast bewaart uw browser enkele instellingen, zoals de leermiddelen die u wilt vergelijken. Daarvoor is geen toestemming nodig. De OKL gebruikt geen tracking- of marketingcookies. Zoek- en bladergedrag wordt niet met cookies gevolgd, maar op de server vastgelegd zoals beschreven in paragraaf 3. Gebruiksstatistieken worden bijgehouden met Simple Analytics, zonder cookies.

9. Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en uw gegevens over te laten dragen. Meer informatie over deze rechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vraagt u om verwijdering van uw gegevens, dan wordt uw account in de OKL geblokkeerd en worden uw gegevens geanonimiseerd. In de versleutelde back-ups blijven ze nog staan tot die vervallen, uiterlijk na 12 maanden. Ze worden daar niet gebruikt, en wordt een back-up ooit teruggezet, dan wordt de verwijdering opnieuw uitgevoerd.

Gaat uw verzoek over de IP-adressen in de beveiligingslogs van de openbare catalogus, dan kunt u terecht bij Education Warehouse via security@educationwarehouse.nl.

Voor de ingelogde omgeving kunt u uw verzoek richten aan SIVON via privacy@sivon.nl. Gaat uw verzoek over de ingelogde omgeving, dan stemt SIVON de afhandeling af met uw schoolbestuur, dat verantwoordelijk blijft. U kunt ook rechtstreeks bij uw schoolbestuur terecht. Education Warehouse levert de informatie die nodig is om uw verzoek te beantwoorden binnen twee weken aan het verantwoordelijke schoolbestuur. SIVON ontvangt waar nodig informatie over de voortgang om de afhandeling te coördineren. U ontvangt binnen een maand een reactie.

10. Vragen of klachten

Met vragen of klachten over de omgang met persoonsgegevens in de OKL kunt u contact opnemen met de privacy officer van SIVON via privacy@sivon.nl. SIVON reageert binnen vier weken. U kunt zich ook wenden tot de Functionaris voor Gegevensbescherming van SIVON via hetzelfde adres. Vragen over de beveiligingslogs van de openbare catalogus kunt u stellen aan Education Warehouse via security@educationwarehouse.nl. Bent u niet tevreden over de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld als de OKL nieuwe functies krijgt. Wijzigingen treden vier weken na publicatie in werking. De actuele versie staat altijd op de website van de OKL.

Versie 1.1, oktober 2026